Apartman Toplantısı Nasıl Yapılır?
Apartman Toplantı Yönetimi ve Karar Alma Süreçleri; Apartman yaşamının düzenli ve huzurlu bir şekilde devam etmesi için en önemli unsurlardan biri, apartman sakinlerinin düzenli olarak bir araya gelip kararlar aldığı apartman toplantılarıdır. Kat malikleri arasında iletişimi güçlendiren ve ortak yaşam alanlarına dair kararların alındığı bu toplantılar, Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında belirli kurallar çerçevesinde yapılır. Peki, apartman toplantısı nasıl yapılır? İşte adım adım tüm süreç:
Toplantı Zamanının Belirlenmesi
Apartman toplantılarının genellikle yılda en az bir kez yapılması zorunludur. Bu toplantının tarihi, apartman yöneticisi veya yönetim kurulu tarafından belirlenir. Toplantı tarihi belirlenirken;
- Kat maliklerinin uygun olduğu zaman dilimleri göz önünde bulundurulmalı,
- Hafta sonu veya akşam saatleri tercih edilmelidir,
- En az 15 gün önceden tüm kat maliklerine yazılı olarak duyuru yapılmalıdır.
Bu duyuruda toplantının tarihi, saati, yeri ve gündemi açıkça belirtilmelidir.
Toplantı Daveti ve Gündem Hazırlığı
Toplantıya davet edilen kat maliklerine, toplantı gündemi de önceden bildirilmelidir. Gündem, toplantının verimli geçmesi açısından büyük önem taşır. Yaygın gündem maddeleri şunlardır:
- Yıllık faaliyet ve mali raporların sunumu
- Ortak alanlarla ilgili bakım-onarım ihtiyaçları
- Güvenlik sistemleri ve aidat düzenlemeleri
- Yeni yönetici seçimi
- Kat maliklerinin dilek ve önerileri
Toplantıya çağrı ilan panosuna asılarak veya imza karşılığı tebligat yapılarak gerçekleştirilmelidir. WhatsApp grubu gibi dijital yöntemler de destekleyici olabilir, ancak hukuki açıdan yazılı tebligat önemlidir.
Apartman Toplantı Yönetimi ve Karar Alma Süreçleri
Apartman toplantılarında alınan kararlar, “karar defteri” adı verilen resmi deftere yazılır ve toplantıya katılan malikler tarafından imzalanır.
Karar alma kuralları:
- Basit çoğunluk gerektiren kararlar (aidat belirleme, yönetici seçimi vb.): Katılanların salt çoğunluğu yeterlidir.
- Nitelikli çoğunluk gerektiren kararlar (ortak yerlerin değiştirilmesi, bağımsız bölüm ilavesi gibi): Tüm kat maliklerinin 4/5’inin onayı gerekir.
- Oy çokluğu ile alınan kararlar, tüm kat maliklerini bağlar.
Kararlar yasal dayanağa uygun şekilde alınmalı, aksi halde iptal davası açılabilir.
Toplantının Yapılması ve Yönetilmesi
Belirlenen tarih ve saatte toplantı başlar. Toplantının geçerli sayılabilmesi için:
- Kat maliklerinin yarısından bir fazlasının toplantıya katılması gerekir (çoğunluk aranır).
- Yeterli çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantı en az 7 gün sonra yapılabilir.
- İkinci toplantıda çoğunluk şartı aranmaz; katılanlarla toplantı yürütülür.
Toplantıyı yöneticinin başkanlık ettiği bir kişi yönetir, bir katip seçilir ve toplantı tutanağı hazırlanır. Tüm alınan kararlar bu tutanakta açıkça yer almalıdır.
Alınan Kararların Kayda Geçirilmesi
Toplantıda alınan kararlar, karar defterine yazılarak tüm kat maliklerinin imzasına sunulur. Karar defteri yoksa, noter tasdikli bir defter edinilmesi gerekir. Tüm kararlar net, anlaşılır ve gerekçeli şekilde yazılmalıdır.
Örneğin:
“2025 yılı aylık aidat tutarı, ortak giderlerin artması nedeniyle 400 TL olarak belirlenmiştir. Oy birliği ile kabul edilmiştir.”
Kararların Uygulanması ve Duyurulması
Toplantı sonrası alınan kararların uygulanmasından apartman yöneticisi sorumludur. Bu kararlar:
- Panoya asılarak duyurulmalı,
- Tüm kat maliklerine tebligatla bildirilmelidir.
Alınan kararlara uymayan kat maliklerine karşı yasal süreç başlatılabilir. Bu nedenle toplantıya katılım ve kararların doğru şekilde duyurulması büyük önem taşır.
Apartman Toplantı Ajandası Nasıl Hazırlanır?
Toplantının Amacını Belirleyin
Ajanda hazırlanırken ilk adım, toplantının amacını netleştirmektir.
Toplantı aşağıdaki türlerden biri olabilir:
- Olağan genel kurul toplantısı (yıllık zorunlu toplantı)
- Olağanüstü toplantı (acil durumlar için yapılan toplantı)
- Mali durum değerlendirme toplantısı
- Yönetici seçimi/toplantısı
- Aidat düzenlemeleri veya onarım kararları gibi özel gündemli toplantılar
Toplantı türü, ajandanın yapısını doğrudan etkiler.
Kat Maliklerinden Gündem Önerileri Alın
Toplantının daha katılımcı ve demokratik geçmesi için apartman sakinlerinden öneriler almak önemlidir. Öneriler şu yollarla toplanabilir:
- Apartman panosuna ilan asılarak yazılı öneri talep etmek
- WhatsApp grubu üzerinden kısa anket yapmak
- E-posta ile görüş almak
Bu öneriler, gündem maddelerine dahil edilerek maliklerin sürece katılımı artırılabilir.
Gündem Maddelerini Net ve Sıralı Şekilde Yazın
Ajanda hazırlanırken gündem maddeleri sade, anlaşılır ve sıralı şekilde yazılmalıdır. En yaygın apartman toplantısı gündem maddeleri şunlardır:
- Açılış ve yoklama
- Toplantı başkanının ve yazmanının seçilmesi
- Bir önceki toplantı kararlarının okunması ve onayı
- Yıllık gelir-gider tablosunun okunması
- Gelecek yılın tahmini bütçesinin görüşülmesi
- Yeni aidat miktarının belirlenmesi
- Ortak alan onarım ve bakım işleri hakkında görüşme
- Güvenlik, temizlik, asansör ve teknik hizmetler ile ilgili kararlar
- Yönetici ve denetçi seçimi (varsa)
- Dilek ve temenniler
- Kapanış
Ajandada her madde için yeterli zaman tahmini de yapılabilir (örneğin: “Gelir-gider tablosu: 15 dakika”).
Hukuki Gereklilikleri Göz Önünde Bulundurun
Kat Mülkiyeti Kanunu, bazı konuların gündeme alınmadan görüşülemeyeceğini belirtir. Özellikle aidat artırımı, yeni yönetici seçimi, ortak alan tadilatı gibi konular gündemde yer almalıdır. Aksi halde alınan kararlar geçersiz sayılabilir.
Ayrıca toplantıdan en az 15 gün önce kat maliklerine gündemle birlikte yazılı davet gönderilmelidir.
Yazımızı okuduğunuz için teşekkür ederiz. Kira ilişkileri, hukuki düzenlemeler ve güncel uygulamalar hakkında daha fazla bilgi almak, sorularınızı bizimle paylaşmak isterseniz, lütfen [email protected] üzerinden bize ulaşın. Sağlıklı ve huzurlu konut kiralama deneyimleri dileriz!
