Bir apartmanda düzenin sağlanması, ortak giderlerin adil biçimde paylaşılması, bakım-onarım süreçlerinin planlı yürütülmesi ve sakinler arasındaki huzurun korunması için etkili bir yönetim şarttır. Ancak “apartman yönetimi” kavramı çoğu zaman yalnızca aidat toplamakla sınırlı zannedilir. Oysa Apartman Yönetimi Nasıl Kurulur? sorusunun yanıtı, bundan çok daha kapsamlıdır. Yasal dayanaklara sahip, sorumluluk ve yetkileri belirlenmiş, hesap verebilir bir sistemden söz ediyoruz.
Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre, bir binada en az sekiz bağımsız bölüm (örneğin daire, dükkan veya ofis) varsa apartman yönetimi kurulması zorunludur. Apartman Yönetimi Nasıl Kurulur? sorusuna verilecek en basit cevap; bu yasal zorunluluğun yerine getirilmesiyle, binanın düzeninin sağlanması, ortak mülkiyetin korunması, mali işlerin yürütülmesi ve alınan kararların uygulanması için bir yapı oluşturulmasıdır. Yönetim, sadece düzenin değil, toplu yaşamın sürdürülebilirliğinin de temelidir.
Apartman Yönetiminin Amacı ve Önemi
Apartman yönetimi, ortak yaşamın sağlıklı ve düzenli biçimde sürdürülebilmesi için oluşturulan bir idari yapıdır. Amaç, ortak alanların bakımı, aidatların toplanması, güvenlik, temizlik, enerji giderleri gibi konularda sistematik bir düzen kurmaktır.
Bir apartmanda herkesin farklı beklentileri olabilir. Kimisi sessizlik ister, kimisi ortak alanın daha estetik görünmesini. Bu farklılıkların çatışmaya dönüşmemesi için yönetim, ortak kurallar ve denetim mekanizması sağlar.
Kat maliklerinin hak ve sorumlulukları:
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 18. maddesi uyarınca her malik, hem binanın bakımına katılmak hem de diğer maliklerin haklarına saygı göstermek zorundadır. Yani yönetim sadece yöneticinin değil, tüm maliklerin ortak sorumluluğudur.
Yönetimin yasal dayanağı:
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre her apartmanda “kat malikleri kurulu” oluşturulmalı ve bu kurul tarafından bir “yönetici” seçilmelidir. Bu yapı sayesinde alınan kararlar yasal geçerlilik kazanır; aksi durumda yönetim boşluğu doğar ve birçok sorun yargıya taşınabilir.
Sonuç olarak, apartman yönetimi bir lüks değil; yasal bir zorunluluk ve toplu yaşamın sigortasıdır.
Apartman Yönetimi Kurmak İçin Gerekli Şartlar
Apartman yönetimi kurmak için ilk adım, binada en az sekiz bağımsız bölüm bulunmasıdır. Bu sınır, Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 34. maddesinde açıkça belirtilmiştir. Sekizden az bağımsız bölüm bulunan binalarda ise yönetim oluşturmak zorunlu değildir; ancak istenirse yine de gönüllü olarak yönetici atanabilir.
Gerekli hazırlıklar:
- Kat maliklerinin listesi çıkarılmalıdır.
- Yönetim planı hazırlanmalı veya mevcutsa gözden geçirilmelidir.
- Karar defteri temin edilip notere tasdik ettirilmelidir. (Apartman Karar Defteri Ne Olduğunu Hemen Öğrenin)
- Toplantı çağrısı yapılarak maliklerin katılımı sağlanmalıdır.
Yönetim planı, apartmanın anayasası gibidir. Aidat oranları, kullanım kuralları, yönetici yetkileri gibi tüm detaylar burada yer alır. Eğer bina yeni yapıldıysa genellikle müteahhit tarafından hazırlanır; ancak kat malikleri bu planı üçte iki çoğunlukla değiştirebilir.
Belgeler:
- Kat maliklerini gösteren tapu fotokopileri
- Toplantı tutanağı
- Yönetici seçimi kararı
- Vergi kimlik numarası başvuru formu (muhasebe işlemleri için)
Kuruluş aşamasında yapılan bu hazırlıklar, apartmanın ilerleyen dönemlerde mali ve hukuki açıdan güçlü durmasını sağlar.
Yönetici Seçimi Nasıl Yapılır?
Yönetici, apartmanın icra organıdır. Kat malikleri kurulunca seçilir ve alınan kararların uygulanmasından sorumludur. Seçim süreci Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 34. ve 35. maddelerinde açıkça düzenlenmiştir.
Toplantı çağrısı:
Yönetici seçimi için kat maliklerine yazılı çağrı yapılmalı, toplantı tarihi ve gündem belirtilmelidir. Çağrı en az 15 gün önce yapılmalıdır.
Seçim usulü:
Yönetici, maliklerin salt çoğunluğuyla (yarıdan bir fazlasıyla) seçilir. Eğer toplantıya yeterli katılım olmazsa ikinci toplantıda katılanların çoğunluğu yeterlidir. Seçilen yönetici, bir yıl süreyle görev yapar ancak yeniden seçilebilir.
Yönetici yetki ve görevleri:
- Ortak giderleri toplamak
- Personel istihdamını sağlamak
- Faturaları ödemek
- Bina bakım-onarım işlerini yürütmek
- Yıllık faaliyet raporu hazırlamak
- Mali defterleri düzenli tutmak
Yönetici ayrıca apartman adına dava açabilir, tahsilat yapabilir ve gerektiğinde avukatla anlaşabilir. Ancak yetkisini aşmaması gerekir; aksi hâlde kişisel sorumluluğu doğar.
Yönetici seçimi şeffaf yapılmalı ve alınan karar karar defterine işlenmelidir. Bu, yasal bir zorunluluktur.
Kat Malikleri Kurulu Toplantısı Nasıl Yapılır?
Kat malikleri kurulu, apartmanın en üst karar organıdır. Yönetici bu kurulun altında görev yapar. Kanuna göre yılda en az bir kez olağan toplantı yapılmalıdır. Gerektiğinde olağanüstü toplantı da düzenlenebilir.
Olağan toplantı:
Genellikle her yılın ilk üç ayı içinde yapılır. Gündem; yıllık faaliyet raporu, bütçe onayı, yönetici seçimi, aidat belirleme gibi konulardan oluşur.
Olağanüstü toplantı:
Beklenmedik durumlarda (örneğin büyük bir onarım, hukuki dava, yangın vb.) yapılır. En az üç malik yazılı olarak isterse yönetici bu toplantıyı çağırmak zorundadır. (Olağanüstü Toplantı Nasıl Yapılır Hemen Öğrenin)
Toplantı tutanağı:
Toplantıda alınan kararlar, tarih, gündem ve katılımcı imzalarıyla birlikte tutanağa geçirilir. Bu tutanak, apartman defterinde saklanır ve hukuken bağlayıcıdır.
Karar alma:
Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre kararlar, maliklerin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla alınır. Bazı özel kararlar (örneğin yönetim planı değişikliği) için üçte iki çoğunluk gerekir.
Doğru yönetilen bir toplantı, apartmanda gereksiz tartışmaları önler ve herkesin sürece dahil olmasını sağlar.
Apartman Aidatları ve Gider Paylaşımı
Aidatlar, apartmanın mali omurgasıdır. Ortak giderlerin adil biçimde karşılanabilmesi için her malik kendi payına düşeni ödemekle yükümlüdür.
Aidat hesaplama:
Kat Mülkiyeti Kanunu madde 20’ye göre, ortak giderler arsa payı oranında paylaşılır. Ancak yönetim planında farklı bir sistem öngörülmüşse o uygulanabilir. Örneğin eşit pay sistemi veya daire büyüklüğüne göre hesaplama yapılabilir.
Ortak gider kapsamı:
- Temizlik ve güvenlik giderleri
- Elektrik, su, doğalgaz (ortak alanlar)
- Asansör bakım ve sigortası
- Bahçe bakımı
- Personel maaşları
- Yönetici ücreti
Aidat ödemeyenler:
Ödemeyen malikler için yönetici, önce yazılı uyarı gönderir. Sonuç alınmazsa icra takibi başlatılabilir. Kanuna göre aidat borçlusu hem ana para hem de gecikme tazminatı (%5) ödemekle yükümlüdür.
Aidatların düzenli toplanması, apartmanın uzun vadede sağlıklı işlemesini sağlar. Bu yüzden şeffaf bütçe sunumu ve düzenli raporlama önemlidir.
Yönetim Planı Nedir ve Nasıl Hazırlanır?
Yönetim planı, apartmanın anayasal belgesidir. Kat maliklerinin hak ve yükümlülüklerini, ortak alanların kullanım şeklini, yönetim tarzını belirler.
Yasal zorunluluk:
Kat Mülkiyeti Kanunu madde 28’e göre, her apartmanın bir yönetim planı olmak zorundadır. Tapuya tescil edilmeden kat mülkiyeti kurulamaz.
Planın içeriği:
- Yönetim biçimi ve süresi
- Aidat belirleme esasları
- Ortak alanların kullanım kuralları
- Yönetici ve denetçi yetkileri
- Toplantı sıklığı ve karar alma şekli
Plan değişikliği:
Yönetim planı, maliklerin üçte iki çoğunluğu ile değiştirilebilir ve tapuya tescil ettirilmelidir. Bu süreç resmi bir prosedür gerektirir.
Yönetim planı, apartman içinde yaşanacak anlaşmazlıkların çözümünde en güçlü referanstır. Bu nedenle her apartmanın planı güncel, net ve herkesin erişebileceği bir şekilde olmalıdır.
Apartman Yönetiminin Yasal Sorumlulukları
Bir apartman yöneticisi sadece idari değil, aynı zamanda yasal bir sorumluluk da üstlenir.
Vergi yükümlülüğü:
Eğer apartmanda kapıcı, güvenlik veya temizlik personeli çalışıyorsa, yönetim tüzel kişilik gibi işlem görür. Dolayısıyla SGK bildirimi yapılmalı, gelir vergisi stopajı ve sigorta primleri ödenmelidir.
Sigorta zorunluluğu:
Yönetici, apartmanın zorunlu deprem sigortasını (DASK) yaptırmakla yükümlüdür. Ayrıca asansör bakım sigortası veya bina sigortası da tavsiye edilir.
İş güvenliği:
Personel çalıştırılan binalarda iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüğü vardır. Bu kapsamda risk değerlendirmesi ve periyodik kontroller yapılmalıdır.
Yönetici, mali kayıtları düzgün tutmak, aidatları doğru kullanmak ve maliklere hesap vermek zorundadır. Bu yükümlülüklerin ihlali, hem hukuki hem cezai sorumluluk doğurabilir.
Profesyonel Yönetim Firmasıyla Çalışmanın Avantajları
Büyük sitelerde veya kalabalık apartmanlarda yönetim yükü oldukça fazladır. Bu noktada profesyonel yönetim firmaları, apartman yönetimini kolaylaştıran etkili bir alternatiftir.
Avantajları:
- Zamandan tasarruf: Mali işler, personel ödemeleri ve onarım süreçleri profesyonel ekiplerce yürütülür.
- Şeffaf finans: Dijital sistemlerle tüm giderler, aidat tahsilatları ve bütçeler anlık takip edilir.
- Hukuki destek: Firmalar genellikle hukuk danışmanlarıyla çalışır, böylece yasal işlemler eksiksiz yürütülür.
- Dijital kolaylık: Mobil uygulama veya online panellerle sakinler anında bilgi alabilir.
Profesyonel yönetim, özellikle 20 daire üzeri binalarda ciddi kolaylık sağlar. Ancak firma seçimi dikkatle yapılmalı, sözleşme açık ve denetlenebilir olmalıdır.
Apartman Yönetimi Kurulurken Sık Yapılan Hatalar ve Kaçınma Yöntemleri
Apartman yönetiminde yapılan hatalar çoğu zaman bilgisizlikten veya iletişim eksikliğinden kaynaklanır.
En yaygın hatalar şunlardır:
- Karar defterinin noterden tasdik edilmemesi
- Aidatların makbuzsuz toplanması
- Yönetim planının okunmadan imzalanması
- Yetki aşımı (örneğin onarım kararı olmadan harcama yapmak)
- Denetçi seçilmemesi
- Hesap verilebilirliğin ihmal edilmesi
Kaçınma yolları:
- Tüm kararlar mutlaka yazılı olmalı.
- Aidat tahsilatları banka üzerinden yapılmalı.
- Her yıl bir kez denetçi raporu hazırlanmalı.
- Yönetici, faaliyet raporunu toplantıda sunmalı.
Sonuç olarak başarılı bir apartman yönetimi; şeffaflık, iletişim ve planlı çalışma üzerine kuruludur.
Her kat maliki sürece dahil olursa, apartman sadece bir bina değil, yaşayan bir topluluk haline gelir.
