Site yönetimi, toplu yaşam alanlarından biri olan apartman ve site sakinleri için son derece büyük bir öneme sahiptir. Sitelerin ve apartmanların profesyonel bir şekilde yönetilmesi bu alanlarda hep birlikte yaşayan bireylerin çok daha iyi koşullarda yaşamasını sağlamaktadır. Bu noktada profesyonel bir site yönetiminin nasıl kurulduğunun da merak konusu olduğundan bahsedebiliriz. Aşağıda bunu adımlar ile inceleyeceğiz.
Apartmanlarda ve sitelerden bir düzen kurulmak istendiğinde ya da kurulu düzeni idame ettirebilmek için seçilen yöneticilerin 634 sayılı kat mülkiyeti kanunundan faydalanmaları gerekmektedir. Bu kanunun 5.bölümünde genel kurul toplantıları, yönetim planlarının oluşturulması, kat malikleri toplantılarının zamanının belirlenmesi, karara yeter sayısının oluşturulması, yöneticinin atanması, yöneticilerin görevlerinin ve sorumluluklarının bilinmesi, yöneticilerin hakları ve yönetimin denetlenmesi gibi konularda bilgiler yer almaktadır.
Kurulum ile ilgili tüm detaylar aynı kanunun 34. maddesinde yer alır. Bu noktada konu ile ilgili çok daha detaylı bir şekilde bilgi almak isteyenlerin söz konusu kanunun 34. maddesini daha detaylı incelemeleri gerekmektedir. Şimdi gelin, sizler için özetlediğimiz site yönetimi kurulum süreci ile ilgili detayları inceleyelim.
Site yöneticiliği, bir apartman veya site kompleksinin günlük işlerini yöneten ve düzenleyen önemli bir rolü ifade eder. Site yöneticileri, genellikle apartman sakinlerinin ortak çıkarlarını korumak, güvenliği sağlamak ve ortak alanların bakımını yönetmekle sorumludur.
Site Yönetimi Kurulma Adımları
Site yönetiminin birinci basamağını sitelerin tüm maliklerinin toplanarak bir genel kurul oluşturmaları oluşturur. Bu genel kurulun nasıl toplanacağı ve yönetim planı ile ilgili bilgiler Kat Mülkiyeti Kanunu’nda yer almaktadır. Bu kanuna göre kat malikleri kurulu olarak adlandırılmış olan genel kurulun her sene Ocak ayında toplanması gerekir. Ancak site sakinlerinin yazın çoğunluğu sağladığı bir durum söz konusu ise toplantı yaz aylarında yapılabilir. Çok kişinin katılımını sağlamak ve kararları bu çok kişinin katıldığı bir kurulda almak için site yönetimi kat maliklerini iki yılda bir toplantıya çağırabilir.
Site yönetimi tek bir kişinin ya da bir yönetim kurulunun seçilmesi ile oluşturulur. Site yöneticisinin ve yönetim kurulunda yer alanların isimleri mutlaka herkesin görebileceği bir yere asılmalıdır. Bu noktaya dikkat edilmediği takdirde cezası bulunmaktadır. Sekizden daha az bölüm bulunduran yaşam alanlarında yönetici seçmek zorunlu değilken sekiz ve sekizden daha fazla bölüm bulunanlarda yönetici seçmek zorunludur. Tüm kat maliklerinin bulunduğu genel kurulda aday kişiler kendini tanıtır. Oyların çoğunluğunu alan kişi yönetici olarak seçilir.
Seçilen site yönetiminin görev süresi 2 yıldır. Site yönetiminin vergi kanunları açısından tutması gereken defterler; defteri kebir, envanter ve bilanço defteri, karar defterleri, ortaklar defteri, yevmiye defteridir. Kat mülkiyeti kanunu açısından tutulması gereken defterler ise belge muhafaza yükümlülüğü, defterlerin kapanış tasdiki zorunluluğu, karar defteri, denetim defteri, gelir-gider defteridir.
Site Yönetimi Kurulmasının Şartları
Kat mülkiyeti kanunu kapsamında site yönetiminin kurulması şartları, meydana gelebilecek küçük anlaşmazlıklara dahi çözüm sunmaktadır. Bu kanun kapsamında ilk şart ikamet halindeki mülkün en az 8 farklı ve bağımsız bölüm içermesi durumundaki yönetici atanması zorunluluğudur. Eğer dairelerin tek bir sahibi varsa yönetici o kişi olmalıdır.
Site yönetimi kurulmasındaki bir diğer şart çoğunluğun sağlanmasıdır. İkamet eden malik sayısının yarısından bir fazlasının kurul toplantısında yönetici seçmesi gerekir. Bu da çoğunluk anlamına gelir. Daha önce yönetici olan bir kişi tekrar aday olabilmektedir. Bu durumda herhangi bir üst sınır ya da kapsayıcı bir madde bulunmamaktadır.
Apartman Site Yönetimi Nasıl Seçilir ?
Kat maliklerinin bulunduğu bir genel kurul toplantısında yönetici olmak için aday olan kişiler tek tek kendilerini tanıtır. Bu doğrultuda çoğunluğu seçtiği birey apartman yöneticisi olur. Bu noktada yönetici adayı bir kişi de olabilmektedir. Böyle bir durumda yönetici direkt bu kişi olacaktır.
Her yıl Ocak ayında genel kurul toplantısı yapılır. Apartman ve site sakinleri tarafından yeni bir yönetim oluşturulabilir. Bu seçim sonrasında yönetici olarak seçilen aday görevine 2 yıl devam edebilmektedir. Görevi süresince bütçe oluşturma, binanın bakımını gerçekleştirme, harcamalar yapma, çevre düzenlemelerini yapma gibi çeşitli sorumlulukları bulunmaktadır.
Yeni yapılan binalarda ise oturma izni, tapu ve projelendirme gibi işlemlerin bitirilmesinin ardından kat malikleri siteye yerleştikten sonra bir site yönetimi oluşturulmaktadır. Bu noktada nasıl bir yönetim tarzının benimseneceği gerçekleştirilen ilk toplantıda kararlaştırılmaktadır.
Site yönetim tarzı genel olarak binanın hangi amaçlar doğrultusunda kullanılacağı, görevlilerin alacakları ücret ve çeşitli hükümleri içeren bir yönetim planı ile belirlemek mümkündür. Yönetim planının değiştirilmesi istendiğinde ise tüm daire sahiplerinin 5’te 4’ünden onay oyu alınması gerekmektedir. Bu da kat mülkiyet kütüğüne işlenmelidir.
Site Yönetimi Kurmak İçin Gerekli Olan Evraklar
Site yönetimi, sitelerde yaşayan bireyleri doğrudan etkilen bir durumdur. Bu nedenle tüm kat maliklerinin bu konuda bilgilenmesi çok önemlidir. Aksi takdirde doğru bir şekilde karar verilebilmesi mümkün değildir. Site yönetiminin kurulması için öncelikle gerekli olan temel evrak site projesidir. Kat mülkiyetinin kuruluş belgelerinden bir tanesi olan bu belge bölge belediyesi, tapu müdürlüğü gibi kurumlar tarafından düzenlenmektedir. Kat irtifakı ve tapu gibi tüm belgeler kuruluş sırasında gereklidir.
Gelir gider defteri, banka yazışmaları gibi çeşitli mali durumu özetleyen belgeler de site yönetiminin kurulumunda gerekli olan belgelerdir. Genel kurul kararlarının belirtildiği noterden onaylanan karar defterinin de kuruluş sırasında bulunması gerekmektedir. Bu defterin her yıl Aralık ayı sonunda notere kapattırılması gerekir.
Yönetici Seçimi Nasıl Gerçekleşmelidir?
Yöneticinin binanın temizlenmesi, bakımı, asansörlerin ve kaloriferlerin arızalarının giderilmesi, bakımlarının yapılması, aidatların toplanması, toplanan paraların düzgün bir şekilde idare ettirilmesi gibi görevleri vardır. Seçilen yönetici bu görevleri aksatmadan yerine getirebilmelidir.
Kat Malikleri Kanunu’nda yöneticinin nasıl seçileceği konusuyla ilgili hükümler yer almaktadır. Bu hükümlerde kat maliklerinin kendi aralarından ya da dışarıdan seçecekleri biri ya da üç kişilik bir kurul yönetiminde görev alabileceği belirtilir. Ayrıca kanuna göre ana gayrimenkulde sekiz ya da daha fazla bölüm bulunuyorsa yönetici seçmek zorunludur. Yönetici kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı olarak çoğunluğu tarafından seçilmektedir.
Her yıl genel kurul tarafından yapılan yıllık toplantıda yönetici yeniden atanır. Ayrıca eski yöneticinin tekrar atanmasında herhangi bir sorun yoktur. Yönetici kendisi görevden istifa etmediği ya da kat malikleri yöneticiyi görevden almayı istemedikleri sürece eski yönetici görevine devam edebilir.
Kat Malikleri Kanunu kiracıların da yönetim kurulu toplantılarına katılabileceğini söylemektedir. Ancak oy kullanabilmesi için ev sahibi tarafından vekalet alması gerekir.
Birçok Toplantıya Rağmen Yönetici Seçilemezse Ne Olur?
Kat malikler kurulu tarafından toplantı yapılamazsa ya da sayı ve arsa payı çoğunluğu sağlanamazsa yönetici seçilemez. Kat maliklerinden herhangi birisi gayrimenkulün yer aldığı bölgedeki Sulh Hukuk Mahkemesi’ne yönetici seçimi için başvurabilir. Sulh Hukuk Mahkemesi tarafından atanmış olan yönetici kat malikleri tarafından seçilecek olan bir yöneticinin yetkilerine sahiptir ve kat maliklerine karşı sorumludur.
Sulh Hukuk Mahkemesi tarafından atanan yönetici altı ay geçmediği sürece kat malikleri kurulu tarafından değiştirilemez. Ancak ortada haklı bir sebep varsa atamayı yapmış olan mahkemeden müsaade istenir. Mahkeme onay verirse yönetici değiştirilebilir. Yöneticinin adı ve soyadı, iş ve ev adresi ana gayrimenkulün kapısının yanına veya girişte görülmesi mümkün olan bir yere çerçeve içinde mutlaka asılı olmalıdır.
Yönetimi Görevden Almak İçin Neler Gerekir?
Yönetimin kimi zaman usulsüzlük, güvenin kötüye kullanılması, yasal mevzuat hataları, doğrudan ya da dolaylı yönden zarar verme gibi hatalar yapabilir. Yönetici değişikliğinin talep edilebilmesi için haklı bir nedenin olması gerekmektedir. Site yönetimi hangi oy çokluğu ile seçilerek göreve gelmişse aynı oy oranı ile görevden alınabilir. Site yönetiminin mahkeme kararıyla görevden alınmasıyla ilgili Kat Mülkiyeti Kanunu’nda herhangi bir düzenleme yer almamaktadır. Yani yöneticinin görevden alınması için herhangi bir kamu kurumuna ya da mahkemeye başvurmaya gerek yoktur.
Yöneticinin değişikliği için yollardan biri yöneticinin kat maliklerinin edinimlerini yerine getirmemesi nedeniyle istifa etmesidir. Diğer iki yol ise denetim kurulunun en az oy çokluğu ya da kat maliklerinin 1/3 imzasını toplamaktır. Bu üç yola başvururken de haklı bir sebebin olmasının gerektiği göz önünde bulunmalıdır. Ayrıca olağanüstü genel kurul toplantısı yönetici tarafından yapılmalıdır. Bu toplantıda karar defteri, kasa raporu, bilanço, mesken borç ve iletişim bilgileri, dönemsel bakiyeler, işletme defteri gibi belgeler devir teslim yapılmalıdır.
Profesyonel Yönetim Şirketleri Ne Sağlar?
Bir zamanlar birkaç daireden oluşan apartmanlar varken günümüzde onlarca binadan oluşan siteler giderek artmıştır. Böyle bir yaşam alanında yaşayan insan sayısı da fazla olduğu için site yöneticileri için de herhangi bir sorunun çözülmesi daha zor hale gelmiştir.
Site yöneticisinin aidat toplanması, bina temizliği, çalışan kişiler varsa onların maaşı, sigortası, izinleri, kıdem tazminatları, asansör arızaları ve periyodik bakımların takibi gibi birçok sorumluluğu vardır. Bu nedenle insanlar genellikle bu görevden kaçınmaktadır. Ayrıca bu görevlerden herhangi birinin aksatılması durumunda da site için büyük sorunlar doğurabileceği için görevleri profesyonel yönetim şirketlerine bırakmak en doğrusudur.
Profesyonel yönetim şirketleri siteye ait bir web site kurar ve yönetimin şeffaf olmasını sağlar. Site sakinlerini bilgilendirir. Site yönetim planını toplu bir şekilde inceleyerek değerlendirir ve uygular. Yıllık faaliyet raporunu yılın sonunda genel kurula sunar. Site sakinlerinin memnuniyet durumlarını araştırır. Yıllık olağan ya da olağanüstü toplantılar düzenler. Siteyle ilgili olan resmi evrakların kabulünü sağlar ve yazışmaları dosyalar.
Ankara’da size site yönetimi konusunda PMC Group olarak hizmet vermek isteriz. Bizden teklif almadan karar vermeyiniz. Site yönetiminde tecrübe çok önemlidir. Yüzlerce referans ile sizlere hizmet vermek için bizi arayınız. 0850 885 5 911
