Site Yönetim Kurulu Görevleri: Apartman ve bu apartmanların oluşturulduğu geniş sitelerde yönetici ve site yönetim kurulu mevcuttur. Bu yapılar içerisinde yer alan ev sahiplerinin her birinin yönetimde ve oy kullanmada söz hakkı bulunur. Yönetim kurulunun görevleri, mali gözetim sağlamaktan kurumsal kaynakları kullanmanın en iyi yolunu belirlemeye kadar uzanır. Yönetim kurulları hissedarları temsil etmek üzere seçilir ve bu nedenle kuruluşun başarısıyla ilgili bir dizi görevle görevlendirilirler. Yönetim kurulunun sorumluluklarını anlamak, yeni yönetim kurulu üyeleri veya bir gün bu görevi sürdürmeyi ümit edenler için çok önemlidir ve dolayısıyla bu görevlerin ve bunların şirketten şirkete nasıl değiştiğinin farkında olmak önemlidir.
Site Yönetim Kurulu Görevleri
Site yönetim kurulu üyelerinin belli başlı görevleri aşağıdaki gibidir;
- Yapılan her türlü toplantılarda kat sahipleri tarafından oy birliği ile alınan kararları muhakkak yerine getirmek
- Binaların çevre ve materyallerinin koruma ve bakımının rutin olarak terine getirilmesi
- Özellikle olası tehlikelerin önüne geçmek için periyodik bakım ihtiyacı olan asansör veya otomatik garaj kapısı bakımlarını yaptırmak
- Aidat ve benzeri faturaların tahsilini gerçekleştirmek
- Kat sahipleri ile yönetim arasındaki borçlar ile ilgili gerekli hukuki girişimlerde bulunması
- Banka hesaplarını ve maddi durumları şeffaf bir şekilde yönetme çabası
Bu gibi pek çok görevi yerine getirmek ile yükümlü kişilerden oluşan ekiptir.
Genel olarak mevzuat ve yasalar ile çerçevelenen hususlara dikkat edilmesi ve kat maliklerinin ihtiyaçlarına göre oylamaya sunulması gibi süreçlerde görev alırlar. Adil bir oylama ve yeterli sayı ile yönetimin becerilmesi söz konusu olur. İnsanların bir popülasyon olarak yaşadığı apartman ve sitelerde, yasalarla sınırlandırılmış bazı standart işlemleri yürütmek için site yönetim kurulu oluşturulması ve sitelerin kuruluşundan itibaren tüm yönetsel faaliyetlerin yapılması gerekmektedir. Bu yönetim ile sorunların üstesinden gelmek çok daha pratik ve kolay bir hal almaktadır. Görev olarak oylama ve toplantıların yönetilmesi, kararın adil bir şekilde alınması ve gerekli tüm tamir vb. işlemlerde yönetimin dahil olması söz konusu olur.
Site Yönetimi Nedir?
Yaşam alanlarının farklı çeşitleri bulunur. Bunlar bağımsız tek bir apartman veya birçok apartmandan meydana gelen siteler şeklindedir. Site yönetimi de genel olarak toplu yaşam alanlarında sıklıkla karşılaşılan kavramlar arasında yer alır. Tüm gerçekleştirilmesi gereken görevlere ek olarak yönetsel faaliyetlerin de bir arada yapıldığı süreçleri kapsar.
İyi bir site yönetimi sağlanması için çok çeşitli beceri ve yeteneklere ihtiyacınız olabilir. İnsanlarla (sahipler, mevcut ve potansiyel kiracılar, bakım çalışanları ve satıcılar) sürekli iletişim halinde olduğunuz için mükemmel iletişim becerilerine ihtiyacınız olur. Bakımdan finansmana ve kiracı memnuniyetine kadar apartmanınızın operasyonlarının her yönünü yönetmek ve denetlemekten sorumlu olduğunuz için organizasyon becerileri de önemlidir. Birçok tatil ve hafta sonu da dahil olmak üzere uzun saatler çalışmaya istekli olmalısınız. Bunun dışında kural ve yasalara uygun bir şekilde hareket edildiğinde tüm sorunlar kısa sürede çözüme ulaşabilir.
Site yönetimi aynı zamanda apartman içi ve bahçe gibi kısımlar için de kararlar alınıp uygulanmasını sağlamaktır. Bu sayede uyumlu yaşam alanlarının yanı sıra sorunsuz bir hayat geçirilmesi de sağlanmış olur. Site yönetimi aynı zamanda yakıt değişimi, ısınma giderleri veya yapılması gereken dış cephe gibi her türlü faaliyeti kapsar. Bu da sorumluluk olarak site yöneticisinin sorumluluğunda bulunur. Konut mülk yöneticisi apartman binasının bakımının denetlenmesinden sorumludur. Bakımlarının düzgün yapıldığından emin olmak için her üniteyi periyodik olarak denetleyeceklerdir. Bir şeyin onarılması veya değiştirilmesi gerekiyorsa, bunun kalifiye bir yüklenici tarafından yapılmasını ayarlayacaklardır.
Site Yöneticisinin Görevleri
Bir apartmanın veya mülkün site yöneticisi olarak, bir apartman binasının veya kompleksinin günlük operasyonlarını denetlemek gereklidir. Zeminle ilgilenmek ve apartmanlardaki aletleri, elektrik ve su tesisatı sorunlarını onarmak için bakım işçilerini işe almaktan sorumlu olan kişiler olarak görev alırlar. İş görevleri arasında ayrıca kiracılardan kira toplamak, finansmanı yönetmek, rutin bina denetimleri yapmak, kira başvurularını incelemek, kira sözleşmeleri hazırlamak ve potansiyel kiracıları çekmek için pazarlama kampanyaları tasarlamak da yer alır.
Site yöneticisi, apartman kompleksinin günlük operasyonlarını denetlemekten ve kiracılarımızın konforunu, güvenliğini ve memnuniyetini sağlamaktan sorumludur. Bu pozisyon, mükemmel müşteri hizmetleri ve iletişim becerilerinin yanı sıra güçlü organizasyon ve problem çözme yetenekleri gerektirir. İdeal aday, birden fazla görevi yerine getirebilen ve minimum denetimle sorunları çözebilen kişidir.
Görev ve sorumlulukları
- Tüm güvenlik ve bakım standartlarının karşılandığından emin olmak için mülkte düzenli denetimler yapın
- Kiracının soru ve şikayetlerine zamanında ve profesyonel bir şekilde yanıt verin
- Kira tahsilatı ve kira yenilemeleri de dahil olmak üzere kiracı hesaplarını yönetin
- Aylık mali raporlar hazırlamak ve mülk sahibine güncellemeler sağlamak
- Peyzaj ve temizlik hizmetleri de dahil olmak üzere mülkün bakım ve onarımını denetlemek
- Doluluk ve kira oranları da dahil olmak üzere tüm kiralık birimlerin doğru kayıtlarını tutun
- Mülkiyet kuralları ve düzenlemelerini oluşturmak ve uygulamak
- Yeni personel alımı ve eğitimine yardımcı olmak
Her mülkün kendine özgü ihtiyaçları vardır ve mülk yöneticisinin sorumlulukları, mülk sahibiyle yaptığı sözleşmede belirtilmiştir. Birden fazla mülkü olan mülk sahipleri, tüm operasyonları ve gözetimi koordine edecek bir mülk yönetim firması arayabilir.
Site Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Site yönetimi ciddi bir iştir ve her açıdan yönetimsel yetkinlik gerektirir. Özellikle toplantılar sonucu alınan kararların harfiyen uygulanması, plan ve organizasyonun yönetilmesi ve mali konuların dikkatli bir şekilde yapılması gerekir. Bu aynı zamanda olası problemleri daha kolay çözmek ve standartlaşmayı sağlamak için gereklidir. Yönetim kurulu ve kat maliklerinin katılımlarını denetlemek ve oy birliğini sağlamak en önemli hususlar arasında yer alır.
Bu sayede profesyonel bir yönetim sağlanması mümkün olur. Dikkat edilmesi gereken hususların başında mali konular gelir. Eşit pay dağılımı ve ödemelerin aksatılmaması da önemlidir. Bir apartman kompleksi veya apartman topluluğu için mülk yöneticisi olmak her zaman kolay bir iş değildir. Uzun saatler olabilir ve mülkün büyüklüğüne bağlı olarak çok telaşlı olabilir. Bir apartman kompleksini işletirken yerine getirilmesi gereken pek çok görev vardır ve yeni bir yönetici bulmak zor olabilir.
Site yönetimi yapılırken kat maliklerinin de fikirlerini, yapılan toplantılar ile almak söz konusu olur. Bunun dışında yasal iş sağlığı ve bina yönetmeliği mevzuatlarına uyum sağlamak önemlidir. Bunun dışında oylamaların usul ve esaslara uygun şekilde yapılması ve oy birliğinin adil bir şekilde sağlanmasına da dikkat edilmesi gerekir. Apartman veya sitede yapılacak her işlem için faturalandırma yapılması da önemlidir. Site yönetimi için sorumlu olan kişiler, kat sahipleri kurulunu yılda bir defa zorunlu olmak üzere daha fazla sayıda da toplantıya çağırabilme avantajına sahiptir. Kurulların toplanıp kat malikleri ile aldığı kararlar esas alınarak işlemler yerine getirilmelidir. Pay başına düşen ücretler ve aidatlar da toplanarak site giderleri rahatlıkla karşılanır. Ayrıca olası problemler yine yönetim kurulu ile basit bir şekilde halledilme imkanına sahip olur.
